KORESPONDENSI
Korespondensi
searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan
yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan
saling berkiriman surat.
Koresponden
adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang untuk menandatangani surat,
baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.
Korespondensi di dalam suatu kantor, instansi maupun organisasi dapat dibagi menjadi dua, yaitu:
- Korespondensi ekstern, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
- Korespondensi intern, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan atara kantor pusat dengan kantor cabang atau bagian-bagian lainnya.
KRITERIA
SURAT
- Dikemas dalam bentuk yang menarik;
- Bahasanya mudah dimengerti dan dipahami;
- Langsung kepada intinya (tidak bertele-tele).
FUNGSI
SURAT
Fungsi utama sebuah surat adalah
sebagai sarana berkomunikasi secara tidak langsung dalam bentuk tertulis yang
mudah dilakukan baik dari jarak jauh maupun jarak dekat, dengan biaya mudah.
Dibandingkan dengan media lisan, penyampaian berita melalui surat lebih mudah
karena isi surat dapat dikoreksi atau diteliti kembali sebelum surat itu
disampaikan kepada alamat yang dituju.
Ditinjau
dari fungsinya surat adalah suatu alat/sarana komunikasi tertulis. Surat
dipandang sebagai alat komunikasi paling efisien, efektif, ekonomis, dan
praktis. Dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, surat mempunyai kelebihan.
Apa
yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa
pengumuman, pemberitahuan, keterangan dan sebagainya akan sampai pada alamat
yang dituju sesuai dengan sumber aslinya.
Fungsi-fungsi
surat yaitu:
- Sebagai media komunikasi;
- Sebagai bukti tertulis;
- Sebagai alat pengingat;
- Sebagai bukti historis;
- Sebagai pedoman kerja;
- Sebagai duta organisasi.
Dari uraian diatas dapat diketahui
beberapa fungsi surat antara lain:
- Sebagai bukti tertulis karena surat merupakan sarana komunikasi secara tertulis yang dapat dijadikan bukti yang mempunyai kekuatan hukum.
- Sebagai wakil lembaga atau pribadi dari pembuat surat yang membawa pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima.
- Sebagai pegangan untuk bertindak dan titik tolak untuk kegiatan
- Sebagai catatan/dokumentasi historis dan bahan pengingat seseorang dalam kegiatan atau aktifitasnya dimasa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan kegiatan selanjutnya.
BENTUK
PENULISAN SURAT
- Bentuk lurus penuh (full block style);
- Bentuk lurus (block style);
- Bentuk setengah lurus (semi block style);
- Bentuk indented;
- Bentuk official;
- Bentuk paragraf menggantung.
JENIS-JENIS
SURAT
Surat
menyurat yang ada dalam masyarakat banyak ragamnya baik dilihat dari sisi dan
tujuan maupun wujud dan sifatnya, maka untuk memudahkan mengetahui macam/jenis
surat kita dapat meninjau dari berbagai segi misalnya:
1. Menurut Wujudnya
- Kartu Pos adalah surat yang ditulis pada secarik kartu yang dapat diposkan dan biasanya berukuran 10 x 15cm.
- Warkat Pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas cetakan yang dapat dilipat manjadi amplop. Surat ini berguna untuk menyampaikan berita yang sedikit panjang dalam sehelai kertas, namun pesannya tidak layak untuk diketahui oleh orang lain.
- Surat Bersampul adalah surat yang isinya dibuat pada kertas-kertas terpisah dan untuk mengirimkannya kita menggunakan amplop dengan memasukkan kertas surat tersebut kedalamnya.
- Memorandum & Nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi. Surat ini berguna untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk antara pejabat kantor.
- Telegram adalah tanda berita yang tercetak dari jarak jauh dengan bantuan pesawat telegram dalam waktu tertentu dan pesan yang relatif singkat.
2. Menurut
Tujuannya
- Surat Pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota dalam suatu lingkungan yang merupakan bagian dari suatu perusahaan atau instansi.
- Surat Perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi atau pihak yang lebih tinggi kepada instansi atau pihak yang berada dibawahnya agar melakukan sesuatu.
- Surat Permintaan adalah surat yang dikirim oleh perusahaan atau badan usaha yang isinya meminta informasi lebih rinci atau selengkapnya mengenai suatu produk atau jasa yang ditawarkan kepadanya.
- Surat Peringatan adalah surat yang bermaksud mengingatkan kesalahan karyawan/pegawai pada suatu kantor atau instansi pemerintah.
- Surat Panggilan adalah surat yang berisikan suatu bentuk panggilan kepada seseorang baik secara pribadi maupun ikatan dinas.
- Surat Susulan merupakan surat penegasan dari pada surat yang pertama atau ada suatu perubahan didalam surat tersebut.
- Surat Keputusan adalah surat yang berisi keputusan dan atas dasar pertimbangan yang dipergunakan untuk pengambilan keputusan.
- Surat Laporan adalah surat yang berisikan laporan kerja yaitu untuk memberitahukan kepada pihak lain.
- Surat Perjanjian adalah surat kesepakatan tentang hak dan kewajiban masing-masing pihak yang saling mengikatkan diri untuk melakukan sesuatu serta tidak melakukan sesuatu sesuai kesepakatan diantara mereka.
- Surat Penawaran adalah surat jual yang tidak hanya dikirimkan kepada calon pembeli yang telah mengirimkan surat permintaan penawaran tetapi juga kepada calon pembeli lainnya yang tidak mengirimkan surat permintaan penawaran.
3. Menurut
Sifat Isi dan Asalnya
- Surat pribadi adalah surat yang berisi hubungan pribadi antara seseorang dengan orang lain.
- Surat resmi atau surat dinas atau biasa disebut dengan naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang bibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di instansi pemerinta dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan. Biasanya jenis surat ini isinya menyangkut segi-segi kedinasan, baik yang dibuat oleh instansi atau organisasi umum.
- Surat niaga adalah korespondensi atau surat-menyurat yang dilakukan dalam usaha dan tindakan yang ada sangkut pautnya dengan bidang perdagangan atau niaga atau bisnis. Menurut Lammudin Finoza, surat niaga adalah sebagai produk komunikasi tulis yang mengiringi proses dan prosedur bisnis. Dan menurut Ramelan, surat niaga adalah surat yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi dalam bertransaksi (bisnis) yang meliputi surat kepada pelanggan (pembeli) dan surat kepada pemasok (penjual).
4. Menurut
Jumlah Penerima
- Surat Biasa adalah surat yang ditujukan kepada satu orang atau satu petugas lembaga.
- Surat Edaran adalah surat yang ditujukan kepada banyak orang atau banyak lembaga, bahkan dapat ditujukan kepada khalayak masyarakat.
- Surat Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada sekelompok orang atau sejumlah lembaga yang namanya sulit ditulis satu persatu.
5. Menurut
Keamanan Isinya
- Surat Sangat Rahasia adalah surat yang karena isi dan alamat yang dituju, kerahasiannya harus dijaga ekstra ketat, jangan sampai ada orang lain mengetahuinya.
- Surat Rahasia adalah surat yang isinya tidak dimaksudkan untuk diketahui oleh orang-orang diluar pihak-pihak yang saling berkontak surat / pihak-pihak yang berkepentingan.
- Surat Biasa adalah surat yang dari segi isinya tidak menyangkut hal yang perlu dirahasiakan, hanya berisi hal-hal yang biasa.
6. Menurut
Jangkauannya
- Surat Intern adalah surat yang berasal dari dalam kantor/instansi itu sendiri yang ditujukan kepada bidang yang bersangkutan.
- Surat Ekstern adalah surat yang berasal dari luar kantor/perusahaan, misalnya surat yang masuk melalui pos.
SURAT RESMI / SURAT DINAS / NASKAH
DINAS
Surat resmi atau surat dinas atau
naskah dinas digunakan untuk keperluan dinas, instansi-instansi. Bahasa surat
dinas harus menggunakan bahasa yang baku, formal, jelas, mudah dipahami dan harus
menggunakan EYD sebagai panduan penulisannya.
Fungsi
surat resmi atau surat dinas atau naskah
dinas:
- Sebagai dokumen tertulis dan bukti hitam di atas putih.
- Sebagai alat pengingat, karena surat itu dapat diarsipkan sehingga mudah dicari apabila di perlukan.
- Sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan perkembangan suatu instansi.
- Sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan dan surat instruksi.
Ciri-ciri
surat resmi atau surat dinas atau naskah
dinas:
- Menggunakan instrument yang sesuai termasuk ukuran kertas, jenis & warna, tinta, serta bentuk tulisan.
- Memakai bentuk surat yang standar.
- Menggunakan bahasa Indonesia yang baku dengan penyampaian singkat, lugas, jelas dan santun, serta menyajikan fakta yyang benar jika diperlukan.
- Menghindari kata-kata singkatan dan tidak umum, perhatikan kerapihan dan kebersihan.
Bagian-bagian
surat resmi atau surat dinas atau naskah
dinas
dibagi menjadi:
- Kepala surat (kop surat)
- Nomor surat
- Lampiran
- Perihal
- Tanggal surat
- Alamat yang dituju
- Salam pembuka
- Isi surat
- Salam penutup
- Tanda tangan
- Nama jelas pengirim
- Jabatan
- Tembusan
SURAT
PRIBADI
Surat
pribadi adalah surat perseorangan kepada orang lain atau organisasi. Pengirim
surat pribadi harus menyebut dirinya dengan kata saya atau kata ganti orang
pertama.
Surat
pribadi dibagi menjadi:
- Surat pribadi resmi
- Surat pribadi tidak resmi
Bagian-bagian
surat pribadi dibagi menjadi:
- Perihal
- Lampiran
- Tanggal surat
- Alamat yang dituju
- Salam pembuka
- Isi surat
- Salam penutup
- Tanda tangan
- Nama jelas pengirim
SURAT
NIAGA
Surat
Niaga adalah surat yang digunakan dalam kegiatan usaha atau bisnis. Biasanya
surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan.
Surat
niaga terdiri dari :
- Surat jual beli
- Kuitansi
- Perdagangan
- Surat niaga intern
- Surat niaga ekstern
Permintaan penawaran, yaitu surat
yang dibuat oleh calon pembeli untuk meminta keterangan tentang harga, diskon,
pembayaran, dll.
Surat
niaga terdiri dari:
- Surat Perkenalan;
- Surat Permintaan;
- Surat Penawaran (offerte), yaitu surat yang dibuat oleh penjual kepada calon pembeli;
- Surat Pesanan (order), yaitu surat yang dibuat calon pembeli kepada penjual yang berisi pesanan pembelian barang-barang;
- Surat Tuntutan;
- Surat Tagihan;
- Dokumen Niaga.
